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Date Published: 4/13/2022
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팀장은 팀원 각자의 개별적 관리카드가 필요하다. – 브런치
팀장의 역할과 책임의 핵심업무는 직원관리이다. … 이를 위해 최소한 팀장이라면 팀원 전원에 별도의 면담기록 카드를 구비해두는 것이 좋다.
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- Author: 인생멘토 차희연
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- Date Published: 2019. 12. 23.
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직장 내 면담일지 양식. 상담, 개인면담 내용을 기록하는 문서 면담일지 서식
직장내에서도 면담은 자주는 아니더라도 간혹 이루어지며 이는 꼭 필요한 것이라고 말씀드릴 수 있겠는데요. 직장 내 면담은 주로 인사조직관리의 일환이라고 할 수 있습니다.
내부직원들과의 면담을 통해 회사생활에 어려움은 없는지, 어떠한 고충을 안고있는지, 건의사항은 없는지 등 만약 곪아있던 문제가 있다면 방치하다 터져버려 더 큰 문제가 생기기 전에 주기적인 면담을 통해서 이를 해결하려는 노력을 해볼수도 있습니다.
그렇기 때문에 면담을 하는 이와 면담을 받는 자는 면담 순간에서 만큼은 동등한 위치로 예의를 갖추면서 서로 문제해결만을 위한 대화가 필요합니다. 매우 이상적인 내용이기 때문에 사실 쉽지 않은데요. 때문에 효과적인 면담을 만들기 위해서는 면담을 주도하는 이의 역할이 매우 중요합니다.
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팀장은 팀원 각자의 개별적 관리카드가 필요하다.
팀장의 역할과 책임의 핵심업무는 직원관리이다. 그것도 잘 관리하여 최고의 성과를 도출해내는 것이다.
이를 위해서는 팀원들을 잘 관리하고 업무 역량을 향상시켜가야 한다. 이를 위해 최소한 팀장이라면 팀원 전원에 별도의 면담기록 카드를 구비해두는 것이 좋다. 기존 인사기록카드만 참조하는 것과는 완전히 다르다. 이것은 해당직원과의 대화과정에서 취득한 정보만을 오로지 팀장 본인의 기억을 유지하기 위한 수단이지, 어느 누구한테 보여줄 것이 아니라는 것이다.
그래서 해당팀원과의 지속적인 면담 내용을 지속적으로 기록관리, F/up하는 것이 중요한 목적이다. 심지어 이런 기록 카드를 작성한다는 것 자체를 팀원이 모르게 하는 것도 중요하다. 팀장과 면담한 내용들을 팀장이 일일이 기록하고 있다는 사실을 팀원들로 하여금 굳이 알게 할 필요가 없다.
그렇다면 팀장은 왜 기존의 인사카드외에 별도의 개인기록카드가 필요할까?
일상적이 대화 과정에서 취득한 개인정보는 여러가지 차원에서 유용하다. 최소한 팀장이라면 팀원들에 대한 1인 1카드기록을 유지하는 것은 관리자로서의 팀장 리더십을 발휘하는데 매우 도움이 된다. 그 이유는 다음과 같다.
첫째, 기록유지 관리이다. 무엇보다 팀원들 개인의 기록을 유지함으로서 해당 직원에 대한 지속적인 관심과 애정, 특히 관찰할 계기가 생긴다. 소통이 출발은 리더들의 구성원들에 대한 애정어린 관찰에서부터 시작하는 것이다.
둘째, 획든된 정보를 바탕으로 스몰토킹이라는 선순환 구조를 만든다. 해당팀원과의 일상생활속에서의 획득한 정보가 있어야 팀장이 자연스럽게 팀원에게 관심을 가지며 스몰토킹이 가능한다. 그런 소소한 대화꺼리가 계속 생기게 함으로서 지속적으로 갠톡이 가능한 선순환 구조가 생긴다.
셋째, 1:1대화는 상호 신뢰확보에 효율적이다. 팀원입장에서는 본인의 신상정보를 알고 있는 팀장을 보면서 팀장에 대한 신뢰가 높아진다. 동시에 갠톡시간을 이용하며 팀장 본인의 가족사를 비롯 업무적 상황, 고민, 개인의 업무 철학 등 대화과정에서 전달함으로서 팀원 입장에서도 팀장을 더 잘 이해하는 좋은 계기가 되는 것이다. 반대로 팀원들이 수 차례 본인ㄷ르의 정보를 팀장에게 언급했음에도 불구하고 팀장이 대충 한쪽 귀로 듣고 흘려버리고 기록을 유지하지 않으면 시간이 지나면서 해당 팀원의 기초정보를 잊어버리는 것이 다반사이다. 이런 경우는 오히려 진정성이 부족한 1:1 대화가 되어 더욱 불신을 초래하는 경우가 발생한다.
팀장과 팀원의 1:1 갠톡이 오히려 더 나쁜 결과를 초래한 사례를 들어 보자.
최 망각 팀장이 주관하여 모처럼 번개 미팅/회식을 A,B,C 팀원 3명과 같이 하였다. 음식이 나오기 전에 최 팀장이 팀원들과의 대화를 주도하게 된다. 식사 초기에 부드럽게 분위기를 이끌고 아이스브레이킹 하는 과정에서 A 팀원에게 ‘그래 지난번 사귀던 여자친구와는 잘 지내고 있니?’라고 묻자, 그 팀원은 다소 답답한 표정을 지으며 대꾸하기를 ‘팀장님! 제가 지난번에도 같은 질문에 분명히 제 여친이랑 6개월전에 헤어졌다는 말씀을 드렸잖아요. 벌써 세번이나 이야기 한 것 같습니다’ 대답하였다.
이에 무안해진 팀장은 미안해하면서 부서내 H팀원의 여친이랑 헷갈렸다며 말끝을 흐렸다. 그다음 분위기를 바꾸기 위해 화제를 돌려서 이제는 B사원에게 질문을 하였다. ‘대구 고향에 부모님들은 잘 계시니? ‘라고 물었다. 아니나다를까 그 질문에 동공이 흔들린 B팀원은 ‘아 예 잘 계십니다’라고 짧게 말했다. 하지만 마음 속으로는 ‘지난번에 팀장님께 저희 아버지는 어릴 때 돌아가셨고, 홀로 남은 어머니도 2년전에 돌아가셨습니다. 심지어 2년전에 팀장님께서 해외출장중이었고, 당시 팀장님 이름으로 부의금도 주셨는데.. 제게 대해서 제대로 아는게 없군요. 참 무관심하군요’라면서 팀장에 정이 떨어짐을 느꼈다. 팀장이 같이 식사하는 팀원들과 뭔가 아는 척하고 친해져 보려고 나름 툭툭 던진 말들이 오히려 이들에 사원 A, B에게는 ‘ 사실 난 니네들에게 관심이 없는데, 팀장으로서 소통이 중요하다고 하니 억지로 만나는 거다’라고 인식되어지면서 오히려 이들 A,B팀원으로부터 ‘불신’을 초래하게 된 것이다. 경청이 아닌 건성으로 팀원들의 이야기를 듣고 잊어버리다 보면 충분히 발생한 가능한 장면이다.
팀장은 팀원과의 관계에서 평상시에 말한마디, 표정, 행동에 늘 관심을 갖고 정성을 다해 팀원을 알아가는 과정을 거쳐야 한다. 팀원의 숫자가 10명 이상, 더 많은 팀원이 있을 경우는 더욱더 개별기록 관리가 중요하다. 팀장이 현실적으로 직원 개인들의 업무적, 개인적 신상들을 기억하는 것은 어렵다. 팀장이 센스가 있다면 일상적인 회사 생활을 하는 과정에서 알거나 관찰된 팀원들의 각 개인신상에 대해 기록 관리하는 노력이 필요하다. 그것도 가능하다면 외울수 있으면 외워두는 것이 훨씬 좋다. 투자 없이 어떻게 좋은 결과를 기대하겠는가?
☞ 관련 Tips
리더는 갠톡 일지를 팀원들에게는 노출하지 않는게 좋다. 갠톡일지의 취지가 나쁜 의도는 아니지만 굳이 애써 팀원들의 내용을 별도로 적어둔다는 인상을 줄 필요가 없다. 부정적으로 해석하면 일거수일투족이 체크된다는 식으로 오해를 받을 수 있기 때문이다.
대화과정에서 중요한 것은 가능한 대화하는 내용들을 노트북, 수첩에 적는 등 면전에서 기록하는 것은 삼가한다. 직원들과 편하게 하는 이야기를 아무리 중요하다 하더라도 그것을 직원이 보는 앞에서 노트에 기입하는 것은 바람직하지 않다. 그냥 있는 그대로 편하게 이야기 하고, 미팅후에 팀장이 기억을 되살려 해당 직원에 대해 신상/기록카드에 면담일과 면담내용을 간단히 써머리 해주면 된다.
팀장은 가능하면 직원들의 정보를 외우는 것이 좋다. 최소한 해당 팀원과의 별도 미팅시 사전에 다시한번 더 해당 직원의 기록관리를 보고 기억을 되살려서 미팅하는 것을 권장한다.
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